分類存放檔案的第一步就是要根據辦公場所的實際情況以及檔案的特點，選擇合適的檔案櫃及其他儲存裝置。
常見的檔案櫃有木質檔案櫃、鋼製檔案櫃等不同材質的型別。木質檔案櫃外觀相對美觀，給人一種溫馨、自然的感覺，比較適合一些對辦公環境整體格調有較高要求的企業管理層辦公室或者接待區域等存放一些重要且不常頻繁翻閱的檔案，如企業的發展規劃檔案、重要合作協議的備份等。但木質檔案櫃的防火效能相對較弱，在選擇時要特別關注其表面的防火處理工藝以及質量，儘量選擇經過防火漆等專業處理、能夠達到一定防火等級的產品。
鋼製檔案櫃則以其堅固耐用、防火效能較好的優勢在辦公環境中被廣泛應用。對於普通的辦公部門，如行政部門、人力資源部門等，存放大量的日常辦公檔案，鋼製檔案櫃是很好的選擇。它可以分為不同的規格，有多層的抽屜式檔案櫃，方便存放一些小型的檔案、票據等；也有大型的立櫃式檔案櫃，帶有多個可調節的隔板，能夠根據檔案的大小靈活調整空間，適合存放裝訂成冊的檔案、資料夾等。在選擇鋼製檔案櫃時，要檢視其櫃門的密封性、鎖具的質量以及整體的承重能力等指標，確保檔案能夠安全、穩定地存放其中。
除了傳統的檔案櫃，現在還有一些新型的檔案儲存裝置也值得考慮。比如，智慧檔案櫃，它配備了電子鎖、感應裝置以及管理系統，員工可以透過刷卡、指紋識別或者輸入密碼等方式開啟櫃門，並且系統能夠實時記錄檔案的存取情況，方便對檔案的流向進行跟蹤管理，特別適合存放一些機密性較高的檔案，如企業的核心技術資料、尚未公開的商業計劃書等。另外，活動式的檔案架也是一種便捷的選擇，它可以根據需要靈活移動位置，方便在辦公室內不同區域之間調配使用，對於一些臨時專案組需要集中存放檔案或者在部門內部進行檔案整理時，可以起到很好的輔助作用。
有了合適的儲存裝置後，制定科學合理的檔案分類標準就顯得尤為重要了。檔案分類標準可以從多個維度來考慮，以確保檔案能夠被準確、有序地歸類存放。
從檔案的業務屬性角度來看，可以按照部門職能來劃分。例如，在一家綜合性企業中，行政部門的檔案可以分為辦公用品採購檔案、會議組織檔案、車輛管理檔案等不同類別；銷售部門的檔案則可細分為客戶資料、銷售合同、銷售報表等；研發部門的檔案又可以分為專案研發計劃、實驗資料記錄、專利申請檔案等。透過這種按照部門業務劃分的方式，能夠讓同一部門內的檔案集中管理，方便部門員工快速查詢和使用相關檔案，同時也便於不同部門之間進行檔案交接與協作。
從檔案的重要程度來分類也是常見的方法之一。一般可以將檔案分為絕密、機密、秘密和普通檔案四個等級。絕密檔案涉及到企業的核心機密，如重大的戰略決策、尚未公開的併購計劃等，這類檔案數量較少，需要存放在專門的保密檔案櫃中，並且嚴格限制存取人員，要有詳細的審批和記錄流程；機密檔案可能包括重要客戶的詳細資訊、關鍵技術的研發細節等，也應當採取較高的安全防護措施，如存放在帶有密碼鎖的檔案櫃中，指定專人負責管理；秘密檔案則是相對重要但影響範圍稍小的檔案，像一般性的內部財務報表、員工績效評估資料等，可以在普通的檔案櫃中設定專門的區域存放；而普通檔案就是日常辦公中頻繁使用、對企業機密性影響不大的檔案，如一般性的通知、工作彙報等，可以按照業務類別等常規方式存放即可。
此外，還可以按照檔案的時間順序來分類，尤其是對於一些需要長期儲存並且按照時間軸來查閱的檔案，如企業的歷年財務審計報告、專案的階段性總結資料等。可以將每年的檔案分別歸類，再在年份下面按照季度或者月份進一步細分，這樣